¿Qué es un DBA?

Un DBA es un nombre que es diferente del nombre legal de la empresa. Es un nombre que la empresa quiere usar cuando se comercializa al público y trata con los clientes. Se dice que un propietario único, LLC o corporación «hace negocios con» cualquier nombre ficticio que haya presentado.

Es posible que haya oído hablar de DBA (Doing Business As) de diversas formas. Algunos otros nombres para DBA incluyen:

• Nombre comercial ficticio
• Nombre comercial asumido
• Nombre comercial

Un DBA le permite al público conocer al verdadero dueño de una empresa. El DBA o la designación de nombre comercial ficticio se creó como una forma de protección al consumidor, para evitar que los propietarios de negocios sin escrúpulos operen con un nombre diferente para evitar problemas legales. Cuando una empresa presenta un DBA en su condado o estado, normalmente debe enviar un aviso al periódico local para que la comunidad pueda ver quién está detrás de la empresa.

¿Por qué es necesario hacer negocios?

Propietario único o sociedad general

Cuando se opera con un nombre comercial que no incluye el nombre y apellido del propietario, se necesita un DBA.

Por ejemplo, si Noelle Rodríguez quiere hacer negocios con el nombre de “Consultoría de liderazgo First Move Forward” en lugar de “Consultoría de liderazgo Noelle Rodríguez”, tendría que solicitar al estado que utilice Consultoría de liderazgo First Move Forward como un nombre comercial ficticio.

LLC o una corporación

En el caso de una LLC o una corporación, la presentación de un DBA permite a una empresa operar múltiples negocios sin tener que crear entidades legales separadas para cada uno. Por ejemplo, si un empresario planea abrir una serie de boutiques minoristas, el propietario de la empresa podría optar por establecer una corporación con un nombre relativamente genérico y luego presentar un DBA para cada tienda para darle a cada una su propia identidad de marca distintiva.

Un ejemplo hipotético sería si una empresa registrada como «NR, Inc.» quiere abrir dos tiendas, una boutique de bolsos llamada «Hometown Handbags» y una zapatería llamada «Hometown Shoes», NR, Inc. tendría que presentar un DBA para cada uno de esos nombres de tiendas.

A veces, las empresas presentan las URL de los sitios web como administradores de bases de datos. Usando nuestra compañía ficticia aquí como ejemplo, si NR, Inc. desea participar en el comercio electrónico para vender bolsos y zapatos con los nombres «hometownhandbags.com» y «hometownshoes.com», presentaría DBA para esos nombres.

Ventajas de un DBA

Ayuda a mantener a las empresas obligadas a tener DBA al día con el estado.

Las empresas que no soliciten nombres ficticios cuando sea necesario podrían enfrentar multas u otras sanciones. También ponen en riesgo su estatus de buena reputación con el estado, lo que podría resultar en la suspensión de sus operaciones comerciales.

Cuesta menos y exige menos trámites de cumplimiento que registrar una entidad comercial separada. 

Para los propietarios únicos y los propietarios de sociedades generales que no quieren usar su nombre y apellido en el nombre de su empresa, un DBA les permite llamar a su empresa por un nombre diferente sin incurrir en el gasto y la formalidad de formar una entidad comercial. Hacer negocios como suele ser la forma menos costosa de realizar negocios legalmente con un nombre comercial.

Para las LLC y las corporaciones, la presentación de DBA les permite controlar los costos y evitar una complejidad adicional a medida que crecen y expanden sus negocios. La presentación de nombres ficticios es menos costosa y requiere más tiempo (desde el principio y de manera continua) que registrar tiendas o ubicaciones como entidades comerciales legales separadas.

Satisface los requisitos bancarios para abrir cuentas a nombre de la empresa.

Por lo general, los bancos requerirán que los propietarios únicos y las asociaciones proporcionen una copia de su DBA antes de poder abrir una cuenta bancaria y recibir pagos de los clientes en su nombre comercial.

Puede disuadir a los competidores de utilizar el nombre comercial.

Además, aunque un DBA no ofrece la misma protección legal que registrar una entidad comercial y solicitar una marca comercial, podría disuadir a otras empresas de usar el nombre.

Cómo presentar un DBA

Los requisitos específicos para presentar un DBA varían de un estado a otro, de un condado a otro. En algunos estados, registra su DBA con la Secretaría de Estado u otra agencia estatal. En algunos estados, el registro se maneja a nivel de condado y cada condado puede tener diferentes formularios y tarifas para el proceso.

Algunos estados requieren que la entidad que presenta la solicitud de nombre ficticio debe divulgar públicamente sus intenciones de utilizar un DBA mediante la publicación de un aviso en el periódico local. Los requisitos de publicación específicos varían de un estado a otro. El estado puede exigir a la empresa que presente pruebas de que ha cumplido con el requisito de publicación o indicar a la empresa que conserve una copia del aviso en sus registros.

Costo de presentación

Las tarifas de presentación de DBA varían. En algunas áreas, también hay tarifas de solicitud iniciales y tarifas para renovar los DBA.

Por ejemplo, en el condado de Los Ángeles, la tarifa de presentación por primera vez para un nombre ficticio es de $ 26, y luego, cada año, se debe pagar una tarifa de renovación de presentación de $ 26. Mientras que en Pensilvania, solo hay una tarifa de presentación única de $ 70 para un DBA.

Plazos

Una persona o empresa debe presentar un DBA antes de realizar cualquier negocio con el nombre comercial ficticio. Algunas jurisdicciones le permitirán presentar la solicitud dentro de un corto período de tiempo después de usar el nombre por primera vez. Sin embargo, dado que un DBA suele ser un requisito previo para abrir una cuenta bancaria para la empresa o usar el nombre en los contratos, es mejor hacerlo por adelantado.

Palabras prohibidas y restringidas

En todos los estados, una empresa no puede utilizar ningún término (como «Inc.», «LLC», «Corporación», etc.) que implique que su DBA es una entidad comercial registrada.

Con respecto a la mayoría de las demás restricciones, cada estado tiene sus propias reglas con respecto a las palabras que están prohibidas en los nombres comerciales. Algunas palabras pueden no estar permitidas bajo ninguna circunstancia, mientras que otras pueden requerir aprobaciones especiales.

Ponerse en contacto directamente con el estado y obtener orientación de un abogado ayuda a garantizar que el nombre ficticio previsto cumpla con las reglas.

Nombres engañosamente similares

La agencia emisora ​​puede denegar una solicitud de DBA si el nombre solicitado es el mismo o confusamente similar al nombre de otra empresa, especialmente si operará en la misma ubicación, competirá por la misma base de clientes o está protegida por una marca registrada por otra empresa.

Las  herramientas gratuitas de  Búsqueda de nombres corporativos  y  Búsqueda de marcas registradas de CorpShop pueden ayudar a identificar si el nombre de DBA deseado está disponible para su uso.

CorpShop puede ayudarlo a presentar su DBA

Al pedirle a CorpShop que lo ayude con la presentación de su DBA, puede estar seguro de que el proceso se manejará correcta y rápidamente. Lo ayudaremos a identificar si su nombre deseado está disponible, a preparar y llenar el formulario DBA y más.