¿Qué es una reunión anual?
Todas las corporaciones C, corporaciones S, corporaciones profesionales y corporaciones sin fines de lucro deben celebrar una reunión anual. Una reunión anual también se conoce como una reunión anual de accionistas, una reunión anual de accionistas o una reunión general anual.
La mayoría de las corporaciones celebran su reunión anual poco después de que finaliza el año fiscal de la compañía, en el momento y lugar establecidos en los estatutos corporativos. Los estatutos también suelen establecer cómo se notificará la convocatoria de las reuniones anuales, el orden del día que se debe seguir y el quórum (número mínimo de accionistas presentes) para celebrar una votación en las reuniones.
En una reunión anual, se comunica información y se llevan a cabo diversas actividades. Por ejemplo:
- Compartir el estado de la organización (por lo general, el director ejecutivo o presidente de la empresa hará esto).
- Nombramiento de miembros de la junta directiva.
- Votación de iniciativas y transacciones que requieren la aprobación de los accionistas.
- Revisión de información financiera.
- Permitir a los accionistas hacer preguntas sobre la dirección del negocio.
¿Qué son las actas de la reunión anual?
Las actas de la reunión anual corporativa sirven como registro de la reunión anual de una empresa. Con la excepción de Delaware, Kansas, Nevada, Dakota del Norte y Oklahoma, los gobiernos estatales exigen que las corporaciones sigan reuniendo actas.
Ejemplos de la información que puede aparecer en las actas de la reunión anual de una corporación incluyen:
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- Quién asistió y quién estuvo ausente de la reunión.
- Puntos de la agenda de la reunión con una breve descripción de cada.
- Detalles sobre lo que se discutió durante la reunión.
- Resultados de las acciones de votación tomadas.
- El momento en que se levantó la reunión.
Una vez que se hayan aprobado las minutas de la reunión anual (según lo determinen los estatutos de la empresa), la empresa debe guardar la copia original ejecutada en un lugar seguro. Una empresa debe mantener sus actas durante al menos siete años y ponerlas a disposición de los miembros de la corporación (por ejemplo, accionistas, directores y funcionarios) que realicen una “solicitud razonable” para revisarlas.
¿Qué pasa si no registra los minutos?
Las actas de las reuniones anuales de las corporaciones son uno de los requisitos de cumplimiento empresarial importantes que mantienen intacto el velo corporativo de una empresa (separación legal y financiera de una empresa y sus propietarios).
Si no se lleva a cabo una reunión anual y se registran las actas de la reunión, se puede usar en contra de la corporación. Las actas de reuniones formales ayudan a proteger a la corporación en caso de una demanda, auditoría o consultas formales de los accionistas.
CorpShop está aquí para ayudar
CorpShop puede redactar y preparar las actas de su reunión anual para ayudarlo a cumplir con las normas. Esto se puede hacer inmediatamente después de su reunión anual, o si no ha podido crear actas de reuniones durante años, CorpShop también puede ayudarlo a crear varios años de documentación de reuniones anuales si está atrasado con las actas de reuniones anuales de años anteriores. Una vez finalizada, las actas de la reunión se le enviarán por correo electrónico para sus registros y también se cargarán y almacenarán en el portal de cumplimiento seguro de CorpShop para que pueda acceder a ellas en cualquier momento y desde cualquier lugar.
El servicio de preparación de actas de la reunión anual de CorpShop es de $ 289 por entidad e incluye la reunión anual para los accionistas y para la junta directiva. Los años anteriores se pueden redactar a solo $ 99 por entidad por año.
