Mantener registros comerciales y contables

Introducción al mantenimiento de registros

Debe mantener una serie de registros sobre su empresa o LLP (incluidos los registros y registros legales) sobre la empresa en sí; así como registros financieros y contables para completar declaraciones de impuestos y realizar pagos de impuestos. Usted mismo puede encargarse de estos requisitos de contabilidad y mantenimiento de registros, pero puede ser algo complejo y lento, por lo que es posible que prefiera contratar a un contador para que le ayude con sus asuntos fiscales y de contabilidad.

Registros sobre su empresa o LLP

Cuando establezca una sociedad limitada o una sociedad de responsabilidad limitada, la ley le exigirá que mantenga (cuando corresponda) los siguientes registros legales y los ponga a disposición para inspección pública en su domicilio social o dirección SAIL :

• Registro de directores: detalles de todos los directores pasados ​​y presentes
• Registro de direcciones residenciales de directores
• Registro de direcciones residenciales de miembros de LLP (no disponible para inspección pública)
• Contratos de servicios de los directores
• Indemnizaciones de los directores: seguro que protege a los directores de la responsabilidad personal hacia la empresa.
• Registro de miembros de la empresa: detalles de todos los accionistas o garantes pasados ​​y presentes
• Registro de secretarios de empresa: detalles de todos los secretarios pasados ​​y presentes
• Registro de miembros de LLP: detalles de todos los miembros de LLP pasados ​​y presentes, y cuáles de ellos son miembros designados
• Registro de PSC
• Registro de cargos: registro de préstamos o hipotecas garantizados con los activos de la empresa o LLP
• Registro de tenedores de obligaciones: valor a largo plazo que produce una tasa de interés fija, emitido por una empresa y asegurado contra activos
• Registros de resoluciones y actas de reuniones
• Contratos de memorandos relacionados con la compra de acciones propias
• Documentos relacionados con el reembolso o la compra de acciones propias del capital por una empresa privada
• Certificado de incorporación
• Certificados de acciones y formularios de transferencia de acciones
• Memorándum y artículos de Asociación

Puede conservar todos o algunos de estos registros en su domicilio social, o puede elegir una ubicación alternativa (una dirección SAIL) para mantener algunos o todos estos registros y ponerlos a disposición para su inspección; sin embargo, todos los registros de un tipo similar deben mantenerse juntos en la misma ubicación y debe informar a HMRC qué registros están en qué dirección.

Los registros legales deben mantenerse durante la vida de su empresa o LLP. Las actas de las reuniones y las copias de las resoluciones deben conservarse durante un mínimo de 10 años a partir de la fecha de su producción.

Registros contables y financieros

Todas las empresas y LLP deben mantener registros financieros y contables precisos, independientemente de si la empresa está operando activamente o inactiva. Estos registros deben incluir, cuando corresponda:

• Registro de todas las ventas e ingresos:
  • Recibos de efectivo
  • Hasta rollos
  • Facturas de venta
  • Estados de cuenta bancarios
  • Recibos de pago
  • Libros de contabilidad
• Registro de todas las compras y gastos:
  • Compras en efectivo
  • Ingresos
  • Facturas de compra
  • Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
  • Talones de chequera
  • Gastos de conducción y registros de kilometraje
  • Registros contables
  • Detalles de todos los pagos realizados a los subcontratistas por el trabajo realizado y los materiales que han comprado, por ejemplo, facturas de subcontratistas.
  • Registro de activos y pasivos
• Estado de existencias en poder de la empresa al final de cada ejercicio
• Estados de balance de los que se han tomado o preparado los estados de inventario
• Declaraciones de bienes y servicios comprados y vendidos, distintos del comercio minorista ordinario. Esto debe incluir una lista de los bienes, compradores y vendedores.
• Copias de cuentas anuales anteriores, declaraciones de impuestos de la empresa y declaraciones de impuestos de autoevaluación
• Registros de IVA:
  • Copias de todas las facturas emitidas
  • Originales de todas las facturas recibidas
  • Acuerdos de autofacturación: facturas preparadas por los clientes
  • Nombre, dirección y número de IVA de cualquier proveedor de autofacturación
  • Notas de débito o crédito
  • Registros de importación y exportación (albaranes, por ejemplo)
  • Artículos sobre los que no se puede reclamar el IVA: costos de entretenimiento empresarial, por ejemplo
  • Registros de cualquier mercancía regalada o sacada de existencias para uso privado
  • Registros de todos los artículos con tasa cero, reducidos o exentos de IVA comprados o vendidos
  • Una cuenta de IVA: registro separado del IVA que su empresa cobra y paga en las compras.
  • Registros comerciales generales como extractos bancarios, libros de caja, talones de cheques, recibos de pago y listas de caja
• PAYE registros
  • Pagos hechos a empleados 
  • Deducciones de los salarios de los empleados del impuesto sobre la renta, las contribuciones al seguro nacional y los reembolsos de préstamos para estudiantes
  • Detalles de los beneficios y gastos de los empleados
  • Registros de pagos legales: pago por maternidad, pago por paternidad, pago por enfermedad

¿Cuánto tiempo debe mantener una empresa o LLP estos registros?

• Las empresas privadas y las LLP deben mantener registros contables durante un mínimo de 3 años a partir de la fecha en que se producen.
• Los registros PAYE deben conservarse durante un mínimo de 3 años a partir del final del año fiscal al que se refieren.
• Los registros de IVA deben conservarse durante un mínimo de 6 años. Pueden mantenerse en papel, en formato electrónico o como parte de un programa de software.
• Los contratistas del Plan de la industria de la construcción (CIS) deben mantener registros del CIS durante tres años.
• Los registros para completar las declaraciones de impuestos personales (autoevaluación) deben conservarse durante al menos 5 años después de la fecha límite de presentación del 31 de enero del año fiscal correspondiente.

Sin embargo, como regla general, debe conservar todos los estados financieros, registros contables y declaraciones de impuestos durante al menos 6 años.

Cómo mantener registros

La ley no establece cómo debe llevar la mayoría de los registros comerciales y contables, pero deberá conservar algunos documentos originales que demuestren que se han deducido los impuestos, por ejemplo: formulario P60Certificados de fin de año para PAYE. Es una buena práctica conservar todos los documentos originales que reciba.

Los comprobantes CIS, los comprobantes de dividendos y los certificados de interés bancario deben conservarse en su formato original. La mayoría de los registros se pueden mantener electrónicamente (en una computadora o en cualquier dispositivo de almacenamiento como disco, CD, lápiz de memoria o microfilm) siempre que el método que utilice capture toda la información del documento (anverso y reverso) y permita que la información presentarse en un formato legible.

Inspección de registros

Debe hacer que sus registros comerciales y contables estén disponibles para inspección en la dirección de su oficina registrada. También puede hacer que algunos o todos estos registros estén disponibles en una dirección de SAIL si esto es más conveniente, pero debe notificar a Companies House sobre esta dirección y los registros que mantiene allí.

Los registros legales deben estar disponibles para inspección por parte de HMRC, Companies House y miembros del público en general entre las 9 am y las 3 pm todos los días hábiles. Pueden inspeccionarse por un período de hasta 2 horas. Cualquier solicitud de un miembro del público en general debe tener un ‘propósito adecuado’ y contener la siguiente información:

• Nombre y dirección de la persona, empresa u organización que realiza la solicitud
• Propósito de la inspección
• A quién se le dará la información y cómo se utilizará la información

El período de notificación requerido para la inspección de registros es de 10 días hábiles, a menos que la fecha de inspección se encuentre dentro del período de notificación de una reunión general o una resolución escrita de los miembros. En tales casos, el período de notificación requerido es de solo dos días hábiles. Un director o secretario de la empresa, o un miembro designado de LLP debe responder a cualquier solicitud realizada con un “propósito adecuado” dentro de los 5 días hábiles. No hacerlo podría resultar en una multa.